Consideraciones Técnicas
La información registrada en la marcación deberá corresponder a la contenida en su respectiva base de datos y deberá ser alojada en una infraestructura actualizada, capaz de soportar un gran número de transacciones y almacenamiento. También, deberá estar protegida con mecanismos que aseguren la disponibilidad y respaldos del servicio, eso sí, estos últimos pueden almacenarse en el mismo servidor que registra eventos del sistema.
En caso de existir accidentes o fiscalizaciones, las plataformas de control de asistencia y sus bases de datos, deberán ser distribuidas en más de un servidor o datacenter, procurando contar con sistema de remisión de reportes diarios y automáticos, como también, replicarse y respaldarse en dispositivos de almacenamiento externos.
Una aclaración importante de este dictamen es la periodicidad de renovación con la que deben operar los sistemas, estableciendo una vigencia máxima de 5 años y antigüedad no superior a los 3 años.
Los sistemas podrán contar con herramientas de posicionamiento global (GPS o GMS) para la ubicación espacial de trabajadores. Este sistema podrá ser usado para finalidades especiales del empleador, siempre y cuando, no afecte el normal funcionamiento de la plataforma ni genere vulnerabilidades en su seguridad.
Consideraciones Jurídicas
Probablemente, el apartado que más nos interesa como prestadores de un servicio de control y asistencia digitales. Aquí, encontraremos el marco legal de nuestras operaciones, las que deben ajustarse a los lineamientos jurídicos contemplados en el inciso 1º del artículo 33 del Código del Trabajo.
De acuerdo a la ordenanza, no existe inconveniente para que empleadores puedan desarrollar sus propios sistemas de registro y control de asistencia electrónicos. Sin embargo, su uso y comercialización deberá someterse a las indicaciones de este documento.
El empleador es el responsable de la operación y mantención de la plataforma. Cualquier desperfecto o falla que entorpezca o impida la correcta marcación o acceso a la plataforma, se le será sancionado al empleador, según la normativa vigente.
Los mecanismos que no cumplan con la regulación al momento de ser fiscalizados por la autoridad, podrán arriesgar sanciones administrativas correspondientes, tomando en cuenta la información proporcionada por la plataforma.
Los trabajadores que comiencen a usar este tipo de sistemas deberán pasar por una capacitación previa que les entregue la información necesaria para su uso.
La generación y administración de firmas electrónicas simples (claves, passwords, biometría, etc.), deberá realizarse por un tercero ajeno a la empresa sin relación jurídica o comercial con el empleador. Esto quiere decir que, puede ser gestionado por una empresa externa de control de asistencia.
El uso de los sistemas de control de asistencia con deberá incurrir en actos de discriminación hacia trabajadores amparados en las normas de inclusión laboral. Ante esto, se deberá contar con, a lo menos, dos formas de enrolamiento o reconocimiento del trabajador y la ubicación de los dispositivos físicos deberán ser accesible para todos.
Los disposiciones y normativa para el uso de dispositivos o sistemas de marcación electrónico deberán ser incluidos en el reglamento interno de orden, higiene y seguridad de las empresas. Los empleadores que no estén obligados a registrar dichos instructivos, deberán incluir en los contratos de trabajo o anexos de cada colaborador. En caso contario, los trabajadores que hagan mal uso de las plataformas no podrán ser sancionados si no fueron informados debidamente.
Es esencial contar con un correo electrónico privado para el respaldo de la asistencia. Su registro debe ser proporcionado voluntariamente por el trabajador en el contrato (o anexos) y será responsabilidad de este el informar situaciones que le impidan recibir las notificaciones o la modificación de su dirección electrónica de correo.
En caso de no contar con una cuenta personal, el trabajador podrá entregar el mail de un tercero (por ejemplo familiares) o el mismo sistema podrá crearle un usuario en plataformas abiertas y gratuitas.
La obligación de marcar será definida como un acto voluntario y consciente del trabajador, sabiendo con antelación, las acciones que generan un registro exitoso de su asistencia. En el caso de usar dispositivos móviles, estos siempre deben ser portados por el trabajador o estar disponibles para él. La marcación nunca debe quedar al arbitrio del empleador.
Los empleadores solo podrán realizar las siguientes acciones con el propósito de asegurar la veracidad de la información. Cualquier modificación que se realice deberá ser informada en un plazo de 48 horas siguientes al registro de asistencia por parte del trabajador.