¶ Dictamen 2927/58: Sobre requisitos para sistemas digitales de registro y control de asistencia. Parte 5.
Esta es nuestra quinta entrega y final sobre el Dictamen 2927/58, ordenanza que fue publicada el 28 de diciembre de 2021 y cuyo contenido es una actualización de los anteriores pronunciamientos de la Dirección del Trabajo: 1140/027 (2016) y 5849/133 (2017).
En esta oportunidad, vamos a cerrar las indicaciones dispuestas en la sección de Consideraciones Jurídicas e iniciaremos con la explicación de los dos apartados siguientes.
4. Certificación y Autorización de Uso.
5. Formalidades de la Solicitud de Autorización.
¶ Consideraciones Jurídicas
Antes de comenzar con los últimos puntos, terminaremos de definir cuatro puntos pendientes de las Consideraciones Jurídicas.
11. Teléfonos móviles
En el caso del uso de celulares para la realización de marcaciones, si los dispositivos son entregados por la empresa, estos deberán ser costeados por el empleador con un plan de datos, recambio de accesorios, servicio técnico, reposición, etc. De lo contrario, los trabajadores no tendrán la obligación de marcar.
Por su parte, los dependientes deberán hacer un uso correcto del dispositivo según las reglas informadas en capacitaciones, cuidándolo conforme a las indicaciones del reglamento interno y devolviéndolos cuando sean solicitados.
Si los celulares ocupados para el control de asistencia perteneces a los colaboradores, este deberá consentir por escrito su uso en el contrato o anexos y los costos generados serán igualmente asumidos por el empleador. Este pago podrá ser directamente al proveedor del servicio o directo al trabajador, junto a la remuneración mensual.
12. Geolocalización
Las aplicaciones podrán solicitar dentro de sus permisos el acceso a ubicación, aunque no será una obligación el uso de GPS durante la jornada laboral. Excepcionalmente, la geolocalización podrá ser requerida permanentemente si esta tecnología fue incorporada a una maquinaria o medio de transporte para la seguridad de los dependientes o por una norma legal que lo establezca.
No se ajustará a la normativa el bloqueo de la marcación si el colaborador está apartado de su lugar de trabajo. Las aplicaciones de control podrán bloquear a otras aplicaciones que interfieran en la geolocalización de la marcación solo cuando se registre esta acción.
13. Aplicaciones de mensajería
Este tipo de aplicaciones podrán ser usadas solo si son parte integral del sistema y, por ende, sujetas a certificación y autorización de la DT. Su uso será para informar problemas en el sistema o recibir instrucciones relacionadas al turno, por lo que no reemplazará el uso del correo electrónico.
14. Trabajo a distancia
Cuando se desarrollen este tipo de jornadas, los sistemas de control deberán contemplar una alerta de derecho a desconexión 30 minutos antes de su inicio, calculada desde la primera marcación. La geolocalización podrá ser requerida solo al momento de registrar marcas y, de tener una jornada mixta, el sistema calculará automáticamente los límites establecidos por la legislación sobre jornadas diarias y semanales.
¶ Certificación y autorización de uso
Los sistemas de registro y control de asistencia deberán se reanalizados en forma íntegra por una persona jurídica antes de su comercialización e implementación. Esta persona jurídica debe ser un organismo independiente de la empresa que no posea interés directo o indirecto de participación o relación societaria con la compañía.
La certificación incluirá una revisión de software y hardware en todos los aspectos jurídicos, técnicos, funcionales, de seguridad u otros señalados en este informe. La entidad verificadora emitirá un informe final (en el mismo orden y estructura de este documento) con las pruebas efectuadas y razones técnicas para aprobar el sistema, incluyendo fecha y firma del responsable.
Este proceso deberá considerar un análisis de vulnerabilidad de las plataformas. Para ello, podrá utilizar herramientas de terceros, emitiendo un reporte que será incorporado a los antecedentes enviados a la DT para la certificación. El proceso de certificación será hecho cada 24 meses desde la última autorización del organismo y siempre se tendrán en cuenta las actualizaciones de exigencias por parte de la DT.
No se requerirá una nueva certificación ni autorización si los cambios se limitan a nuevas versiones de software o hardware del sistema. Las certificaciones parciales del sistema deberán indicar claramente en el requerimiento la modificación o reversión a evaluar e incluir la documentación previa de su certificación. La respuesta de la DT corresponderá netamente a lo solicitado por la plataforma.
¶ Formalidades de la solicitud de autorización
La carta conductora de la solicitud de autorización deberá indicar los siguientes datos:
- Persona natural: Nombre completo, cédula nacional y firma en formato holográfico electrónico.
- Empresa desarrolladora del sistema: Nombre o razón social, domicilio, RUT y correo electrónico de contacto. Quienes no cuenten con domicilio, se incluirá la dirección del certificador.
- Entidad certificadora: Nombre o razón social, domicilio, RUT, nombre del responsable del proceso y correo electrónico de contacto.
- Fecha de la solicitud.
- Nombre técnico y comercial del sistema que solicita autorización.
- Indicación de haber sido previamente autorizada por la DT con número y fecha del Ordinario.
A la carta conductora se le acompañará el informe de certificación, el diagrama de arquitectura e informe de vulnerabilidades. En la primera hoja del informe se incluirá la misma información solicitada por la carta conductora, más firma del responsable. La segunda página contendrá el resultado del análisis, el producto que ha sido sometido a examen y su vigencia. La tercera, en tanto, registrará el índice del informe.
Las evidencias que respalden las aseveraciones del informe de certificación deberán ser visibles y legibles, tanto en su formato digital original, como al traspasarlas en papel mediante impresión.
No se podrá incluir en la solicitud de autorización, documentación o material fotográfico de procesos anteriores. Las evidencias deberán ser estructuradas en el mismo orden de desarrollo del análisis.
Las solicitudes de autorización serán dirigidas directamente al Departamento Jurídico de la Dirección del Trabajo y se respaldará con algún dispositivo electrónico (como pendrive) que contenga copias de los documentos, imágenes, diagramas, gráficos, videos, etc.
Si la información se encuentra disponible en la nube, la carta introductoria informará su url en fuente Arial Nº 11 o 12 y sus permisos de revisión y credenciales de acceso serán permanentes. La carta conductora será el único documento en formato físico obligatorio y cualquier solicitud que no se ajuste a lo dicho en este apartado será rechazada inmediatamente.
Con estos últimos puntos, hemos terminado el análisis de la nuevas indicaciones de certificación para las plataformas de control y registro de asistencia. Recuerda que este informe corresponde a lo dictaminado el pasado el 28 de diciembre de 2021, por lo que conocer sus indicaciones es muy importantes para nosotros y nuestros servicios.